prachasanbanner
แนวคิดในการเตรียมเวที "สภากาแฟ" (World Cafe')


เรียบเรียงโดย ดร. ประชาสรรค์ แสนภักดี Ph.D. (Development Science) มหาวิทยาลัยขอนแก่น (มข. 24)
ศูนย์ฝึกอบรมภูมิปัญญาสู่สากล - ขอนแก่น ภาคอีสาน

       ผมมีโอกาสได้เข้าร่วมเวทีผสมเกสรความคิด ถึงสองครั้ง ในรอบปีที่ผ่านมา ทั้งสองครั้งผมได้รับการทาบทามให้ไปทำหน้าที่วางแผน (Cafe' planing) กำหนดประเด็นการแลกเปลี่ยน (Cafe' theme) โดยครั้งแรกเป็นเวทีแลกเปลี่ยนความคิด "อนาคตวิชาชีพเภสัชกรรมในงานคุ้มครองผู้บริโภค" จัดที่ห้องประชุม คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยมี รศ. ดร. ภญ. สุพัตรา ชาติบัญชาชัย ผู้จัดการแผนงานผักปลอดภัย (สสส.) เป็นผู้ดูแลโครงการ ครั้งที่ 2 ผมได้รับการติดต่อจาก กัลยาณมิตร ที่เคยทำงานร่วมกันจากศูนย์อนามัยที่ 6 ขอนแก่น คุณหมออ้อ (ทันตแพทย์) เพื่อจัดเวทีผสมเกสรความคิด แลกเปลี่ยนเรียนรู้ "คู่หูโรงเรียนส่งเสริมทันตสุขภาพ" จัดที่ห้องศรีจันทร์ โรงแรมเจริญธานี จ.ขอนแก่น ทั้งสองเวที ผมได้รับโอกาสดียิ่งนักที่เจ้าภาพมอบให้ผมได้ดู แลกระบวนการ World Cafe'
       เลยถือโอกาสได้นำเอาข้อคิดแนวทางจากภาค Theory สู่การปฏิบัติ นำมาเล่าให้ผู้สนใจได้รับฟัง โดยเฉพาะท่านที่ต้องทำหน้าที่เป็นกระบวนกร ในการสร้างเวที สภากาแฟ หรือกำลังค้นหาเครื่องมือที่ทำให้มนุษย์จำนวนเป็น 100 คน มาอยู่ในสถานที่เดียวกัน ได้มีโอกาสคุยกันทุกคน ไม่ต้องมานั่งฟังหลัง จากพิธีเปิดเหมือนที่ผ่านๆ มา
       ต่อไปนี้เป็นแนวทางหลัก ๆ เมื่อต้่องเปิดเวทีสภากาแฟ หรือกำลังจะจัดการประชุมในรูปแบบสภากาแฟ (World Cafe' in Action)
สำหรับ Facilitator หรือกระบวนกรสภากาแฟ
1. Facilitator ต้องร่วมประชุมกับทีมทำงานของเจ้าภาพในการจัดเวที โดยหาข้อสรุปร่วมกันในเรื่องของประเด็นหลักที่จะคุย (Theme) วัตถุประสงค์ของการจัดเวที และใครคือผู้ที่จะได้รับเชิญมาเข้าร่วมเวทีสภากาแฟ (Themes/Purposes/Member) ไม่ว่าเราจะเคยเป็น วิทยากรกระบวนการมามากขนาดไหน ... ก็ต้องประชุม หารือ เพราะการทำ World cafe' ไม่ใช่เวทีของการแสดงแสนยานุภาพของวิทยากรกระบวนการ แต่มันเป็นเวทีคนที่มาทำงานทางความคิด

2. ตั้งชื่อ Cafe' ให้น่าสนใจ สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ของเจ้าภาพ เพื่อการสื่อสารและเร้าความคิดทั้งของผู้จัด วิทยากร และผู้ร่วมเวที

3. กำหนดกรอบของการเชิญ ผู้ร่วมเวทีให้ชัดเจน สำหรับผมแล้ว ผมเลือกที่จะ Apply หลักการ 4D cycle ของ Appreciative Inquiry - AI มาเป็นกรอบในการทำงาน โดย 4D ประกอบด้วย Discovery/Disclose - Dream/Imagine - Design/Develop - Destiny/Drive นั่นหมายถึง ผมให้เจ้าภาพเชิญสมาชิกมาร่วมเวทีในแต่ละครั้ง เพื่อ
ทำการ Discovery/Diclose ค้นหา และเปิดเผย และ Dream ฝันร่วม หากผมมีเวลา หนึ่งวันผมเลือกที่จะบอกเจ้าภาพว่า ให้เชิญมาเพื่อ Discovery และ Dream

 4. เตรียมขั้นตอนของการต้อนรับสมาชิกเข้าสู่ Cafe' ให้น่าสนใจ ผมเลือกที่จะมอบหมายหน้าที่ให้กับพิธีกร (MC - Meeting/Microphone Controller) กล่าวทักทาย และพูดเร้าเวที ในช่วงแรกๆ เหมือน DJ ต้อนรับหนุ่มสาวเข้า Pub

 5. เมื่อสมาชิกมาพร้อม ขั้นตอนสำคัญมากๆ คือการชี้แจงความเป็นมาของเวที สภากาแฟ ... ทำไมต้องมีเวที กระบวนการจะเป็นอย่างไร สมาชิกจะต้องทำตัวอย่างไร ในการอยู่ในเวที

 6. บอกโจทย์คำถามให้กับเวที โดยให่สมาชิกมองเห็นได้ชัดเจน ผมเลืิอกที่จะใช้ Projector ฉายภาพตัวใหญ่ๆ ขึ้นจอ ตลอดเวลา เพื่อให้เป็นการเตือนว่า เรากำลังผสมเกสรความคิดในเรื่องอะไร (ในส่วนของ Dicovery ผมบอกให้ทุกคนคุยกันเพื่อค้นหาความจริง ความดี ความงามที่เกิดขึ้น)

 7. ชี้แจงกระบวนการ ใหลลื่นของเวที การเปลี่ยนโต๊ะ การขีดการเขียน ผมเลือกที่จะบอกสมาชิกในแต่ละโต๊ะว่าให้ใช้หลักการ 4ค2ข ประกอบด้วย คิด คุย คุ้ย เขียน ขีด คัด เค้น ผมบอกทุกคนว่า เวลาคุยกันให้เขียนลงไปบนผ้าปูโต๊ะ ซึ่งจัดไว้เป็นกระดาษ Flip chart งานนี้ผมเลือกจะไม่ใช้ filp chart แบบมีขาตั้ง ต้องการ ให้สมาชิกได้นั่งโต๊ะคุยกันจริงๆ

8. เมื่อการคุยกันบนโต๊ะผ่านไป ในฐานะวิทยากรกระบวนการผู้ดูแลเวที ผมจะต้องเดินไปดูโต๊ะต่างๆ ว่าคุยกันถึงไหนแล้ว บรรยากาศเป็นอย่างไร เคลื่อนไปได้หรือไม่ หากไม่ได้ ติดขัดอะไร จะได้แก้ไขสถานการณ์

9. เมื่อจะเปลี่ยนรอบ หมายถึงการเปลี่ยนโต๊ะไปคุยโต๊ะอื่นๆ ผมได้ขอให้สมาชิกหนึ่งคนได้นั่งอยู่โต๊ะเดิม เพื่อทำหน้าที่เป็นเจ้าบ้าน (Host) สมาชิกหลายๆ คนเต็มใจที่จะอยู่เพื่อต้อนรับเพื่อนใหม่เข้าโต๊ะ การคุยกันก็เริ่มได้ทันที บรรยากาศ เริ่มสนุกขึ้น แต่ก็มีหลายโต๊ะที่สมาชิกวิชาการมากไป...

10. มาถึงตรงนี้ มีคำถามว่า นั่งโต๊ะละกี่คนจะดี บางคนบอกว่า เคยไปร่วมเวทีมา ต้อง 5 คน บางคน บอกว่า ต้อง 10 คน... ผมอยากบอกว่า อ่านได้ ตำรา แต่อย่าไปยึดมั่นถือมั่นขนาดนั้น ลองดูนะ หาก 5 คน ต่อโต๊ะ ทุกคน ไม่ชอบพูด .... ไปเลยโต๊ะทั้งโต๊ะ ไปเลยเงียบ.... ดังนั้น ประมาณ 8-10 คนก็น่าจะพอดี ได้คุยสนุก ที่สำคัญ เราต้องการให้คนที่ต่างคนต่างมาได้แลกเปลี่ยนข้อมูลได้รู้จักกันด้วย คนประมาณ โต๊ะจีนพอดี

11. เปลี่ยนโต๊ะตามสะดวก เมื่อถึงเวลาเหมาะสม (การเปลี่ยนบริบทของการคุย)

12. มีคำถามว่า การเริ่มต้นกลุ่ม โต๊ะตอนแรกควรจะแบ่งกลุ่มแบบไหน... ผมต้องบอกว่า ดูตามสถานการณ์ครับ ... เช่น ผมบอกทุกคนว่า แต่ละโต๊ะต้องไม่มาจาก จังหวัดเดียวกัน โรงเรียนเดียวกัน โครงการเดียวกัน เท่านี้ก็ได้กลุ่มเกิดขึ้น

13. กระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วม เต็มที่กับการคุย ผมเลือกที่จะบอกทุกคนว่า เวทีของเรามีค่า ในฐานะวิทยากร ผมจะพูดให้น้อยที่สุด ขอให้สมาชิกเป็นคนพูดเป็นเจ้าของงานเจ้าของเวที เพื่อสร้างความจริง ความดี ความงามร่วมกัน

14. อย่าลืมบอกทุกคนให้เขียน ให้ขีด สิ่งที่คุยกันลงบนพื้นโต๊ะ ซึ่งปูด้วยผ้าปูกระดาษ เพราะเจ้าภาพจะต้องนำไปสรุปสิ่งที่ได้จากการผสมเกสรความคิด ในภายหลัง ผมบอกทุกคนว่า เขียนยังไงก็ได้ เป็น Mind Map ได้ยิ่งดี เรียกว่า เขียนอย่างอิสระ ไม่บังคับกัน... ไม่อย่างนั้นจะไม่สุข เพราะหลายคน แสดงอาการรังเกียจ Mind Map อย่างออกหน้าออกตา (อันนี้ผมดูจากแววตา)

15. หากประเมินดูแล้วเวลาหมาะสมก็ให้มีการเปลี่ยนรอบการคุย รวมทั้งหมดแล้วอาจจะ 3-4 รอบพอดี หากมากกว่านั้น จะกลายเป็นเวทีน่าเบื่อ ผมใช้เวลาในการเปลี่ยนรอบได้ สามรอบ ได้เวลากินข้าวเที่ยงพอดี ผมเลยให้ทุกคนเลิกไปกินข้าว...

16. แล้วบ่ายมาทำอะไร บ่ายผมจัดเวทีให้ให้ห้องประชุมเป็นวงกลม ทุกคนนั่งล้อมวงกลมทั้งห้อง ก่อนจะเริ่มกิจกรรมเวทีบ่าย ผมให้สมาชิกได้ผ่อนคลายด้วยกิจกรรม นันทนาการ เล็กน้อย ตามจริตที่ตัวเองทำเป็น เช่น ตบมือ หรือเกมส์ จับคู่ ต่างๆ

17. เมื่อสมาชิกพร้อม ผมได้เปิดโอกาสให้ คนที่ทำหน้าที่เป็น Host ประจำโต๊ะได้เล่าว่าได้คุยเรื่องอะไร บ้าง มองเห็นอะไรบ้าง ในขณะนั้น ผมได้นำกระดาษผ้าปูโต๊ะในภาคเช้ามากองไว้ตรงกลางเวที อารมณ์ของเวทีก็จะดูเป็นหนึ่งเดียว ไม่มีใครลุกไปไหน เพราะนั่งวงเดียว

18. ผมปิดเวทีด้วยการให้สมาชิกยืนขึ้น แกนนำเซ็นชื่อเพื่อตั้งปณิธาน (เฉพาะแกนนำ)

19. ร้องเพลง พ่อของแผ่นดินร่วมกัน เป็นการปิดเวที อาจจะจุดเทียนถวายพ่อด้วย (เพลงมีส่วนเร้าอารมณ์ และหนุนเสริมความสุขของเวที)

20. สำคัญที่สุด การจัด World Cafe' ต้องรู้จักยืดหยุ่น ... ปรับเวทีให้เข้ากับอารมณ์ของสมาชิก และสถานการณ์ เวลา ต้องรู้ว่าเป้าหมายสูงสุดคือ การผสมเกสร ความคิด

World Cafe' Mind Maps

o หลักธรรมสำหรับเวที World Cafe' >>> อปริหานิยธรรม (หลักธรรมสำหรับ Effective meeting)
o หลักการเขียนแผนที่ความคิด สำหรับการประชุม แบบสภากาแฟ (Mind mapping for World Cafe') click
o ความจริง ความดี และความงาม 3 คำที่ทำให้การประชุมสับสน (ซึ่งเราต้องการให้เกิดในเวที World Cafe') click
o Appreciative Inquiry (AI) กับ World Cafe' (WC) สองเรื่องที่หนุนเสริมระบบคิดของคนทำสภากาแฟ click
o หลักการออกแบบสภากาแฟ แบบบูรณาการ click
o 10 ค 2 ข วิถีทางของการเตรียมตัวเข้าร่วมเวที World Cafe' ของสมาชิก click
o LISTEN หลักการฟังอย่างลุ่มลึกบนโต๊ะกาแฟ ในเวทีสภากาแฟ click


        นี่คงจะเป็นเพียงแนวทางหนึ่ง หัวใจสำคัญอยู่ที่ผู้จัดและวิทยากรเข้าใจหัวใจของแก่น World cafe' ขนาดไหน ... เข้าใจการใช้เครื่องมือมนุษย์ มากขนาดไหน.. หลายๆ คนมานั่งดู บอกผมว่า ทำมาแล้ว แบบนี้ ก็ไม่เห็นมีอะไร ผมก็อยากจะบอกว่า ช่วยตอบคำถาม หรือช่วยทำความเข้าใจ เรื่องต่างๆ เหล่านี้ด้วย....

>>> จริงๆ คนที่เป็นคนทำงานและเป็นผู้ใหญ่ เวลามาประชุม เขามาอะไร เขามาฟังอย่างเดียวหรือเปล่า เขาควรจะได้คุย ได้แลกเปลี่ยน
>>> ความจริง ความดี ความงาม จริงๆ มันคืออะไร
>>> การผสมเกสรความคิดทำยังไง กระบวนการอะไรดี

ยังมีเรื่องราวของ World Cafe' อีกหลากหลาย ผมจะได้นำมาแลกเปลี่ยนให้ทราบในโอกาสต่อไป...
>> อุปกรณ์ ที่ต้องเตรียมเมื่อจะทำเวที World Cafe' click
>> ทีม World Cafe' ใครทำอะไรบ้าง...click
>> คำพูดดีๆ เอาไว้ใช้เวลาทำเวที World Cafe' ... click

เชื่อมั่น และศรัทธา

ดร. ประชาสรรค์ แสนภักดี Ph.D. (Development Science) KKU
ต.บ้านเป็ด อ.เมือง จ.ขอนแก่น ภาคอีสาน ประเทศไทย
e-mail : prachasan@gmail.com